สรุปโครงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ EdPEx Share & Learn from Good Practices

วันจันทร์ที่ 18 มกราคม 2559 ณ ห้อง Auditorium คณะกายภาพบำบัด มหาวิทยาลัยมหิดล ศาลายา

โดย กองพัฒนาคุณภาพ มหาวิทยาลัยมหิดล

 

ผู้ร่วมเสวนา

1. ศาสตราจารย์ ดร.นายแพทย์ประสิทธิ์ วัฒนาภา คณบดีคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล
2. รองศาสตราจารย์ ดร.ภญ.จุฑามณี สุทธิสีสังข์ คณบดีคณะเภสัชศาสตร์
3. นางกาญจนา เข่งคุ้ม ผู้อำนวยการศูนย์สัตว์ทดลองแห่งชาติ
4. นางศิริลักษณ์ เกี่ยวข้อง (ผู้ดำเนินการเสวนา) ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพ

 

สรุปการเสวนา โดย วันวิสา เจริญยศ

คณบดีคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

1. ยุทธศาสตร์และการสื่อสาร

• วิสัยทัศน์ และพันธกิจ ต้องมีการกำหนดความหมายที่ชัดเจนเข้าใจตรงกัน
• การถ่ายทอด/ สื่อสารยุทธศาสตร์ ไปยังภาควิชา/ หน่วยงาน ต้องมีการแปลงยุทธศาสตร์เป็นภาพ/ เอกสาร ที่เข้าใจง่าย และเหมาะสมกับบุคลากรแต่ละประเภท (สายวิชาการ/ สายสนับสนุน) โดยควรสื่อสารตั้งแต่เริ่มต้นของการทำยุทธศาสตร์

ตัวอย่างการสื่อสาร

1. ตัวอย่างเอกสารสื่อสาร ยุทธศาสตร์คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

 

 

 

 

2. ตัวอย่างเอกสารสื่อสาร แนวทางบริหาร

“เสา 5 ต้น เพื่อสร้างความเป็นเลิศ/ ฐาน 4 ด้านเพื่อสร้างความยั่งยืน”

 

3. ตัวอย่างการสื่อสาร เรื่อง การลด OT ผลที่ได้รับคือ สามารถลด OT ได้ 20 ล้าน วิธีการ คือ

• Built Trust การเปิดเผยสถานะการเงิน 5 ปี ให้หัวหน้าภาควิชาทราบ
• การเป็น role model “อยากให้เค้าเหนื่อย เราจะต้องเหนื่อยกว่าเค้า” เช่น การไม่ใช้ลิฟท์
• การสร้างค่านิยม ว่าเป็นองค์กรแห่งการให้ การเหนื่อยเพื่อคนอื่น

 

2. การดูแล Workforce

• ใช้ engagement dirvers

 

• อื่นๆ เช่น

1. ความภูมิใจในองค์กร บุคลากรของคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาลจะมีความภาคภูมิใจว่าอยู่ในองค์กรแห่งการให้
2. ให้ในสิ่งที่บุคลากรต้องการ
3. สื่อสารพูดคุยกับทีมงาน เพื่อลดช่องว่าง
4. การ recognize คนเกษียณ เช่น งานปัจฉิมนิเทศ มีการกอดกับคณบดี มีบัตรสิทธิต่างๆ ของคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาลสำหรับคนเกษียณ หอจดหมายเหตุ
5. Succession Plan

Succession Plan มีวัตถุประสงค์ คือ การสืบทอดทิศทางการเติบโตขององค์กร  ผู้ที่ถูกเลือกจะเติบโตในทิศทางที่เหมาะสม และต่อเนื่อง  การกำหนดตำแหน่งที่จะทำ คุณสมบัติของตำแหน่งนั้นต้องมีการระดมสมอง และจะเป็นคุณสมบัติ ที่ต้องการใน 5 ปีข้างหน้า (ไม่ใช่คุณสมบัติในปัจจุบัน) แล้วดูบุคลากร 5-10 คน เพื่อเข้ากระบวนการ Training road map  สิ่งสำคัญคือ ต้องปลอดจากการเมือง  ทุกอย่างเป็นความลับ จะไม่มีใครรู้ว่าใครคือคนที่ถูกเลือก โดยคณะฯ จะแบ่งเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ บริหาร และสายวิชาการ  โดยสายวิชาการ ได้แก่ โครงการนมเมธี คือ Observe นักศึกษาปี 3 เป็นเวลา 3 ปี

(หนังสือเล่มหนึ่งกล่าวว่า คนเก่ง 10% จากการอบรม 20% จาก Boss และ 70% จากการมอบหมายงานยากๆ การแก้ไขปัญหา horistic)

 

คณบดีคณะเภสัชศาสตร์

1. ยุทธศาสตร์และการสื่อสาร

แบ่งการสื่อสาร เป็น 3 กลุ่ม ได้แก่

1. ที่ประชุมกรรมการส่วนงาน จะสื่อสาร/ ติดตามเกี่ยวกับ KPI ที่สอดคล้องกับยุทธศาสตร์
2. ที่ประชุมปฏิบัติการ (งาน) จะสร้าง Value-chain / Cross-function การทำงานร่วมกัน และสื่อสาร/ ติดตามเกี่ยวกับ

• Work process / leading-lagging KPI ของระบบงาน
• KPI ย่อย ที่สนับสนุน Cor-KPI
• นวัตกรรม

3. นักศึกษา

• คณบดีต้องพบนักศึกษาทุกภาคการศึกษา
• คณบดีมอบหมาย รองกิจการนักศึกษาและทีม monitoring นักศึกษา โดยเฉพาะนักศึกษาที่มีปัญหาจะดูแลเป็นพิเศษ

อื่นๆ

• Supplier เช่น บริษัทรักษาความปลอดภัย / แม่บ้าน จะมีการเรียกพบเพื่อบอกความต้องการและความคาดหวังและคณะฯ มีการติดตามผลการดำเนินงาน

 

2. การติดตามผลการดำเนินงาน
3. การติดตามจาก PA ของงาน ที่ซึ่งสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ เช่น หน่วยพัฒนาคุณภาพ sign PA เรื่อง นวัตกรรม KPI ก็จะต้องรายงานในที่ประชุมปฏิบัติการทุกเดือน
4. การติดตาม Cor-KPI ทุกไตรมาส หากแผนยังไม่ใกล้เป้าหมาย จะมีการปรับแผนครึ่งปี
5. EdPEx
6. หมวด 4 สารสนเทศ ต้องมีการออกแบบที่ดีแล้วเก็บข้อมูล  ปรับแก้  เก็บข้อมูล  และพัฒนาไปเรื่อยๆ
7. หมวด 5 Workforce ต้องสื่อสารให้คนเข้าใจในทิศทางเดียวกัน โดยการพูดหลายๆ ครั้ง
8. การนำ EdPEx มาใช้กับคณะฯ ภาควิชาให้ความร่วมมือสูงมาก โดยบางภาควิชาเห็น Integration ส่วนงานจะเน้นที่หมวด 6 มีการ Implement EdPEx ลงภาควิชา และงาน และมีการลงเยี่ยม
9. การสร้าง Successor

คณะ จะสร้าง Successor โดยการ Export ไปข้างนอก เช่น สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) มหาวิทยาลัย การแต่งตั้งเป็นประธาน หรือคณะกรรมการ ของส่วนงาน

 

ผู้อำนวยการศูนย์สัตว์ทดลอง

1. การ Implement EdPEx

• ศูนย์สัตว์ทดลองมีมาตรฐานครบทุกมาตรฐาน แต่เมื่อใช้ระบบประกันคุณภาพ EdPEx พบว่า ศูนย์ฯ สามารถทำหมวด 6 ได้หมวดเดียว ทำให้พบข้อบกพร่อง
• การเขียนเล่ม SAR ทีม EdPEx กับ ผอ. มีความคิดเห็นไม่ตรงกัน ดังนั้น ผอ.จึงไปเรียน และปรับ my set และได้รับคำแนะนำจาก assessor

 

คำแนะนำจากผู้เสวนาไปยังมหาวิทยาลัย

คณบดีคณะแพทยศาสตร์ศิราชพยาบาล :  Value เรื่องคนทุกระบบ / Invest คน/ ระบบบริหารบุคคลที่คล่องตัว/ บริหารให้ Trust

ผู้อำนวยการศูนย์สัตว์ทดลอง : หาคนเก่งสายสนับสนุน และเจียระไน

 

รองอธิการฝ่ายพัฒนาคุณภาพ กล่าวสรุป

• การสื่อสารแบบมีส่วนร่วมจะได้ทั้งใจ และความเข้าใจ
• การสื่อสารเรื่องสำคัญ ให้คนอื่นเข้าใจไปพร้อมกับเรา
• ผลลัพธ์ที่ดี ต้องมี 2 หมวดที่ดี คือ หมวด 6 (ระบบ) และหมวด5 (คน)